Waarom diep werk? In mijn trainingen begin ik altijd met die vraag. Naast de voor de hand liggende voordelen zoals een hogere output en betere kwaliteit van denkwerk geloof ik in de inherente waarde van 'het doen' zelf. Alleen dit al geeft veel voldoening en zou voldoende moeten motiveren om er tenminste wekelijks ruimte voor te maken. En toch hoor ik regelmatig van deelnemers dat ze er moeite mee hebben. “Ik heb nu even geen project of taak waarin diep werk nodig is” “Ik kan er echt geen tijd voor vrijmaken, er is altijd wel iets dat belangrijker is” “Mijn werkal uit mailen en vergaderen, voor diep werk is geen ruimte”. Mijn tip is dan altijd om voor je diep werk een goed boek uit te zoeken, iets nieuws te leren of gewoon wat voor jezelf te schrijven over een onderwerp dat je interessant vindt (zoals ik zelf doe met dit blog). Dit leidt meestal tot vertwijfelde blikken en nog meer ontwijking. Het is blijkbaar niet zo eenvoudig om iets te starten en volhouden is al helemaal lastig. Ik vermoed omdat een hoger doel ontbreekt en omdat er geen structureren zijn die je met regelmaat daaraan helpen herinneren. Als je niet regelmatig tijd neemt om te reflecteren en persoonlijke doelen te stellen blijf je reactief in je werk (en kom je dus niet of nauwelijks toe aan diep werk). Maar hoe doe je dat? Uit een selectie van bronnen heb ik mijn diep werk succesformule samengesteld:
BHAG + PYR = Doelen stellen QR + WR + DTP = Doelen bereiken
Vijf stappen met elk een andere horizon. BHAG gaat over jouw doelen voor de lange termijn (3-5 jaar).PYR en QR zijn de middellange termijn van dit jaar en kwartaal. Met een WR en DTP komt je bij de praktische uitvoering in wekelijkse doelen en dagelijkse diep werk taken.
Door alle 5 stappen toe te passen maak je een verbinding tussen hogere waardes en doelen enerzijds en de dagelijkse praktijk anderzijds. Met de BHAG en PYR bepaal je wat jouw belangrijkste waarden zijn en creëer je visie en ambitie. Met QR, WR en DTP verwezenlijk je deze.
BHAG: Big Hairy Audacious Goals
vooruitkijken met visualisatie
BHAG zijn de twee of drie grote doelen die je op lange termijn wil bereiken met je werk (en/of je leven). Je weet nog niet zo goed hoe je dit voor elkaar gaat krijgen, maar je wordt wel heel enthousiast en ook een beetje nerveus bij de gedachte dat het lukt. Je mag hier dromen! Waar zou je echt heel trots op zijn? Waarmee wil je een indruk achter laten in deze wereld? Waar wil je impact mee maken? Een hele krachtige methode om te komen tot jouw BHAG is de techniek van visualisatie. Breng jezelf met gesloten ogen eerst in meditatieve toestand en visualiseer hoe jouw ideale wereld er over bijvoorbeeld 3 of 5 jaar uitziet. Denk niet in woorden maar in beelden en gevoelens. Zie het voor je en ervaar het. Waar speelt jouw leven zich af? Waar ben je dagelijks mee bezig? Waaraan werk je en hoe? Met wie? Welke nieuwe dingen en vaardigheden heb je geleerd? Noteer vervolgens wat het meest indruk maakte. Wat zag je het scherpst voor je? Waar had je de meeste sterke emoties bij? Destilleer hier maximaal 2 of 3 grote ambities uit. Het is echt belangrijk om hier niet teveel te willen. Zorg ook dat je niet te specifiek wordt. Dit zijn de grote lijnen die jouw werk en leven de komende jaren richting geven. Laat voldoende ruimte over voor de specifieke invulling. Reflecteer minstens 1x per jaar op je BHAG en maak er een korte aantekening van waar je dat makkelijk terug kunt vinden. Om een voorbeeld te geven: twee jaar geleden bedacht ik zelf tijdens een visualisatie dat ik binnen 3-5 jaar een boek over diep werk geschreven wil hebben. Ik zag het boek echt in de boekhandel liggen op de tafel met zelf-ontwikkeling boeken. Alles wat ik nu onderneem, zoals het geven van trainingen en schrijven van dit blog, draagt bij aan het behalen van dit doel. Zo weet ik waar ik het allemaal voor doe.
PYR: Past Year Review vooruitkijken door terug te blikken
De jaarwisseling, traditiegetrouw de tijd voor goede voornemens, ligt nog niet zo heel ver achter ons (wou deze nieuwsbrief eigenlijk al in februari sturen, maar werd toch maart). Ik was nooit echt een fan van voornemens, uit onderzoek blijkt dat meer dan 90% niet wordt gehaald. Maar inmiddels ben ik de jaarwisseling wel gaan zien als een mooi moment voor reflectie. De vertraging van vakantie biedt mentale ruimte om uit te zoomen en stil te staan bij je leven. Online zijn vele lijsten te vinden met reflectievragen, zoals deze van Napoleon Hill, schrijver van “Think and Grow Rich". Tim Ferris, auteur van het boek "The 4-hour workweek”, noemt dit een Past Year Review (PYR) en is mijn inspiratie voor hoe ik dit elk jaar doe. Je leest hier zijn blog daarover. Een PYR begint met een terugblik op het afgelopen jaar. Wat ging er goed, wat niet? Wat was leuk, wat niet? Welke successen heb je behaald? Tip hierbij: scan je agenda van het afgelopen jaar en scroll door de foto’s op je telefoon. Als je een dagboek bijhoudt kun je dat natuurlijk ook erbij pakken. Je kunt hierbij onderscheid maken in de rollen die je vervult en/of verschillende aspecten van het leven, bijvoorbeeld: werk/collega, relatie/partner, gezin, familie, vrienden, gezondheid, spiritualiteit, vaardigheden, plezier. Dit is ook het ideale moment om je BHAG er weer even bij te pakken en te kijken hoe het daarmee gaat. Ben je nog on track? Wordt je nog steeds enthousiast van deze lange termijn ambities of is het tijd om bij te stellen? Als het goed is wordt zo vanzelf duidelijk waar je energie van krijgt en wat energie kost. Gebruik dat om vervolgens een lijst te maken met nieuwe concrete doelen voor het komende jaar. Je kunt daarnaast ook een not-to-do lijstmaken met de dingen waar je mee wil stoppen. Bij mij resulteert dit in een lijstje met ca. 20-30 nieuwe doelen, verdeeld over de verschillende categorieën / rollen (idealiter 2-3 meetbare doelen per categorie/rol, less is more!). Eventueel kan je daarna ook nog een verdeling van deze lijst over de 4 kwartalen maken, waarbij vooral Q1 concreet is en de rest nog wat vager. Naast concrete doelen voor komend jaar besteed ik dan ook altijd aandacht aan wat mijn kernwaarden zijn in het leven en hoe zich dat vertaalt naar mijn dagelijkse en wekelijkse routines. Dit zijn geen af te vinken doelen. Het is eerder consistent nieuw gedrag dat op termijn veel impact maakt in wat je wil bereiken. Als je bijvoorbeeld als kernwaarde hebt dat je een bewust duurzaam leven wil leiden kan zich dat vertalen naar gewoontes zoals minder vlees eten, vaker de fiets pakken, korter douchen, etc. Voor een PYR neem ik altijd wel echt even goed de tijd, meestal iets van een halve dag in totaal. Naast dat het je erg helpt om vooruit te kijken is het ook gewoon heel leuk om te doen. Je herbeleeft de belangrijke momenten van het afgelopen jaar in een soort van mentaal foto-album. Er zitten altijd wel mooie ervaringen bij die je alweer was vergeten. Het is trouwens niet noodzakelijk om dit rond de jaarwisseling te doen. Je kan dit kan elk moment van het jaar doen. Rond de zomer werkt bijvoorbeeld ook goed omdat dit ook zo’n natuurlijk moment van herbezinning en rust is.
QR: Quarterly Review van doelen stellen naar doelen bereiken
De QR (kwartaalreview) is het sleutelpunt tussen lange termijn visie en ambities en de dagelijkse praktijk. Waar de PYR en de BHAG gaan over het nadenken over kernwaarden, visie en hogere doelen in het leven, gaat de QR veel meer over wat je concreet de komende maanden wil bereiken. Het is zo makkelijk om je in de waan van de dag te verliezen en je te laten meeslepen door projecten, taken en verplichtingen die (veelal door anderen) op je bordje worden geschoven. Het gaat er bij de QR vooral om dat je bewust stil staat bij of wat je nu doet ook hetgeen is waar je mee bezig wil zijn. Als het goed is heb je jezelf ook eerder (bij je BHAG en PYR) voorgenomen met een aantal dingen aan de slag te gaan. Is dat nog steeds zo? Deze vier vaste ankerpunten in het jaar houden je op koers naar jouw lange en korte termijn doelen. Aan het begin van elk kwartaal reserveer ik een uurtje voor de QR. De lijst met de jaarlijkse doelen uit de PYR vormt de basis. Die doelen verdeel ik tijdens een PYR grofweg over het jaar, waarbij het komende kwartaal het meest in detail is ingevuld. Bij de kwartaalreview begin ik dan met een korte terugblik op wat ik het afgelopen kwartaal heb bereikt, en net zo belangrijk: wat niet? Daarna maak ik een nieuwe lijst voor het komende kwartaal. Gemiddeld genomen staan hier zo’n 10-15 doelen op. Het is overigens helemaal niet erg als dingen anders lopen dan gepland. Als je een doel in het afgelopen kwartaal niet behaald is kan je die natuurlijk gewoon doorschuiven naar het volgende of besluiten het te schrappen. Proactief zijn betekent ook bepalen voor welke dingen, hoe leuk en interessant je ze ook vindt, je nu wat minder of geen tijd voor wil maken. De kwartaalreview is voor mij ook een ideaal moment om om ruimte te nemen om na te denken over wat je op andere vlakken in het leven wil bereiken. Soms lijkt het alsof professionele ambities en doelen belangrijker zijn dan persoonlijke. Mijn QR gaat dus zeker niet alleen over werk. Net als in de PYR krijgen ook de andere rollen en aspecten van het leven aandacht, zoals relaties, duurzaamheid en gezondheid.
WR: Weekly Review proactief ruimte maken voor je ambities
In mijn trainingen is dit misschien wel de hoogst gewaardeerde werkgewoonte . De WR gaat over het stap-voor-stap voortgang maken op de dingen die voor jou belangrijk zijn. Grote doelen kun je ervaren als overweldigend en onoverzichtelijk. Dit kan leiden tot verlamming en uitstelgedrag. Als je maar een week vooruit hoeft te kijken is heel goed te overzien wat er moet gebeuren. Maar misschien nog belangrijker: wat realistisch haalbaar is dat er kan gebeuren met de gelimiteerde tijd die je hebt. Het werkt als volgt: op een vast moment in je week neem je een half uur tot een uur om een heel grof weekplan uit te schrijven. Ik doe dit zelf altijd op maandagochtend, maar ook vrijdag einde middag of eventueel ergens in het weekend zijn goede momenten. Pak een blaadje of maak een digitale notitie en schrijf onder elkaar de dagen van de week, met 2-3 vrije regels per dag (niet meer!). Bepaal nu voor elke dag van de week 1 of 2 haalbare hoofddoelen. Het is belangrijk om hier niet uitgebreide actielijsten per dag te gaan maken, maar juist naar de essentie van jouw week te kijken. Bedenk wat je minimaal gedaan wil hebben om aan het eind van de week met een tevreden gevoel terug te kijken. Kijk eerst naar je agenda voor deze week en scan vervolgens ook heel kort even de volgende week. Heb je belangrijke vergaderingen, verplichtingen of deadlines? Moet er nog iets voorbereid worden? Zo ja, plan dan op welke dag je dit gaat doen. Je hebt nu de belangrijke, urgente dingen te pakken. Hopelijk vullen deze urgenties niet je hele weekplan want de truc is nu juist om ook ruimte te vinden voor een paar niet-urgente maar wel belangrijke doelen. Als het goed is vind je die in je QR. Pak je QR er dus altijd ook bij en probeer op tenminste 2 doelen voortgang te boeken. Je hoeft overigens niet meteen een doel volledig af te ronden. Zolang je maar incrementele voortgang boekt. Je hoeft overigens niet krampachtig vast te houden aan het plan dat je maakt in je WR. Je weet nooit wat er in een week op je pad komt. Gun jezelf flexibiliteit om aan te passen maar vraag jezelf bij elke wijziging wel kritisch af hoe belangrijk datgene is waarvoor je jouw eerder bedachte doelen opzij zet. Als je alle andere voorgaande stappen maar gedoe vindt, doe dan tenminste de WR. Alleen dat gaat je gegarandeerd al veel meer overzicht en houvast geven om proactief te werken aan de dingen die jij belangrijk vind.
Wat een WR mij brengt:
Om het weer toe te lichten met een persoonlijk voorbeeld. Mijn BHAG is een boek schrijven in het thema van diep werk. Best een overweldigend en enigszins beangstigend idee, ga er maar aanstaan. In mijn PYR heb ik dit daarom opgeknipt in kleinere doelen die hieraan bijdragen. Zo wil ik dit jaar 12x een blog over diep werk schrijven. In mijn QR staat dan dus: 3 blogs schrijven over diep werk. Het kost me altijd best wat moeite om op te starten met schrijven. Het is typisch van dat werk dat van de tafel valt als de waan van de dag en de illusie van 100+ urgentere taken het dreigt over te nemen. Het is voor mij dus cruciaal dat ik heel doelbewust ruimte creëer om te schrijven. In mijn weekplan staat daarom minstens voor 1 dag het doel om minimaal 1 uur te schrijven aan een blog. Heel bewust een niet al te groot en beangstigend maar juist een overzichtelijk en haalbaar doel. Let op, ik leg mezelf dus niet op dat het blog dan af moet zijn, want zo loop ik alleen maar het risico om teleurgesteld en daardoor gedemotiveerd te raken als het niet lukt. Wanneer ik gewoon consequent die uurtjes schrijven in mijn weekplan op blijf nemen komen de resultaten vanzelf. Elke succesvolle voltooing motiveert weer om er mee door te gaan. Zo creëer ik een wekelijkse cadans van schrijven en daarmee momentum voor mijn hogere doel van het schrijven van een boek.
DTBP: Dagelijks TijdBlok Plan niet actiegericht maar tijdgericht je dag indelen
De voorgaande stappen BHAG, PYR, QR en WR gaan allemaal over proactief doelen stellen. Het DTBP gaat over de daadwerkelijke praktische dagelijkse uitvoering. En daarmee gaat het ook eindelijk over het echte doen van diep werk. Dit is het niveau waarop je diep werk inzet.
Ik merk dat mensen die ik spreek sterk de neiging hebben om de dagelijkse lat te hoog te leggen. Er komt vaak al zoveel van buiten op je af en dan heb je daarnaast nog de dingen die je zelf wil aftikken (naast je werk ook nog de acties uit je privé leven). Onhaalbare todo-lijsten zorgen eerder voor frustratie over de openstaande actiepunten dan dat ze rust brengen.
Mijn default reactie is nog meer planning & organisatie om maar zoveel mogelijk acties in een dag te proppen. Ik kan me daarin wel eens verliezen en dat leidt dan weer tot verlamming, waarbij ik soms minutenlang apathisch naar mijn actielijst staar.
Een voor de hand liggende is natuurlijk gewoon ‘minder willen’ en tevreden zijn met wat je wel doet. Maar deze oplossing zit meer op het niveau van mindfullness en is veel lastiger dan het lijkt (onderwerp voor een ander blog). De DTBP is daarentegen een hele praktische en toepasbare methodiek om je tijd zinvol te vullen.
Maar wat houdt dat dan in, DTBP? Het is in ieder geval geen onhaalbare afvinklijst, maar een dag ingedeeld o.b.v. afgekeerde blokken tijd, waarbij je niet alleen je diep werk maar al je activiteiten op de dag een plekje in de tijd geeft. Cal Newport, auteur van het boek Deep Work, noemt dit “Schedule every minute of your day”.
Op besluiteloze onrust-dagen kan dit mij een enorme boost in productiviteit geven. Ik besef me dat het klinkt als nog meer plannen maar in praktijk werkt het juist bevrijdend van de druk van actielijsten. Lees ook eens wat Cal Newport hierover te zeggen heeft in zijn blog.
Hoe werkt het? Pak gewoon een blaadje papier en schrijf in de kantlijn de uren van de dag. Deel de dag in blokken in en geef elk blok een taak. That's it! Zo'n blok kan diep werk zijn, maar net zo goed ook ‘mail beantwoorden’ of ‘vergadering met XX’. Tip: koop een apart notitieboekje hiervoor.
Het helpt trouwens om al geplande activiteiten zoals vergaderingen de dag ervoor alvast op te zoeken in je agenda, anders loop je het risico om in de rabbit-hole van outlook te verdwijnen voordat je ook maar iets op papier hebt.
Maak je dagplan wanneer je start met werken en probeer je daarna aan het schema te houden. Het is volstrekt helder wat je op elk moment van de dag zou moeten doen. Je benadert je werk zo niet actiegericht maar tijdgericht.
Het is prima als een taak niet helemaal klaar is, want je hebt toch voortgang geboekt en kunt de taak wellicht in je volgende geplande tijdblok afmaken. Net als bij het weekplan is het ook helemaal okay als je afwijkt van je schema omdat er toch iets urgents tussendoor komt. Zolang je maar bewust die keuze maakt.
Conclusie
Dit was de laatste stap van de succesformule. Ik hoop dat je er iets aan hebt gehad. Misschien voelt het als overweldigend om met alle stappen aan de slag te gaan. Begin dan de meest concrete en praktische: DTBP en WR. Vooral de Weekly Review kan al heel veel verschil maken in of je reactief werkt of proactief met je doelen bezig bent. Wanneer de DTBP en WR onderdeel zijn geworden van je vaste werkroutines kun je gaan kijken naar de stappen om hogere doelen te stellen (QR, PYR en BHAG). Het voelt misschien als extra werk maar die investering is voor jou van onschatbare waarde. Daarom ter afsluiting nog deze quote van Tony Robbins, die mij altijd erg motiveert om consequent het doelen stellen vol te houden:
"We usually overestimate what we think we can accomplish in one year-but we grossly underestimate what we can accomplish in a decade."
Meer weten over deze methodes of andere productieve werkpatronen die jou kunnen helpen om beter te concentreren, minder afgeleid te raken en meer rust en controle in je werk te ervaren? Ik help bedrijven en kenniswerkers met op maat gemaakte in-company trainingen, coaching en advies over diep werk. Ik vertel er graag meer over. Neem contact op voor meer informatie en/of een vrijblijvende kennismaking.