De wereld verandert in een steeds hoger tempo door de snelheid waarmee informatie wordt geproduceerd en overgedragen. Deze continue staat van versnelling is geen recent verschijnsel maar een beweging die al is ingezet ten tijde van de industriële revolutie.
In de eeuwen daarvoor veranderde er nog weinig. De snelheid van informatie werd gedicteerd door de boodschapper te paard, de postkoets. Het kon dagen duren voordat een bericht vanuit Nederland de omringende buurlanden bereikte. Het leven van de meeste mensen speelde zich af op een, naar huidige maatstaven, miniem stukje wereld. In een overzichtelijke straal van het dorp of de wijk werd gewerkt, geleefd, vermaakt en informatie uitgewisseld. Dit ging vooral over lokale aangelegenheden en bewoog van mond tot mond.
Maar aan het begin van de 19e eeuw kwam daar in rap tempo verandering in, met de komst van moderne communicatiemiddelen en nieuwe vormen van media. De hoeveelheid informatie en het bereik daarvan nam sindsdien exponentieel toe, een ontwikkeling die niet meer is gestopt. De nieuwe informatie die een gemiddeld persoon in de middeleeuwen in zijn gehele leven voorgeschoteld kreeg, verwerkt iemand nu in, laten we zeggen, een week. We leven inmiddels in een tijd van oneindige informatie en mogelijkheden. Er is simpelweg teveel.
Die informatierevolutie heeft tot gevolg gehad dat veel dingen in het leven steeds sneller gaan. Een instant message verschijnt een fractie van een seconde later bij een geliefde aan de andere kant van de wereld. Flitsbezorgers brengen een vergeten boodschap binnen enkele minuten tot aan de voordeur. Een stroom twitterberichten en schokkerige live-filmpjes houdt ons van moment tot moment op de hoogte van actuele revoluties en catastrofes wereldwijd.
Wie denkt dat we er nu wel zo ongeveer zijn heeft het mis. Wat eerst nog zo wonderlijk leek verwordt snel tot het nieuwe normaal. De smartphone was niet zo heel lang geleden nog een fantastische innovatie maar is inmiddels volledig onderdeel geworden van ons dagelijkse leven. Dit soort ontwikkelingen zijn niet te stoppen en het is onvermijdelijk dat nieuwe technologie elke keer weer een accelererend effect blijft houden op wat we doen en vinden. Onze perceptie van het tempo van het leven zal zo dus stilletjes, maar steeds sneller, blijven verschuiven.
Door de stroomversnelling van informatie ontstaat ook een prangend besef van wat ons ontbreekt. Op social media zien we de geweldige levens die anderen wereldwijd leiden, op dating-apps lonken we naar de meest prachtige foto’s van onbereikbare potentiële partners met indrukwekkende bio’s, we lezen inspirerende reisblogs over avonturen op de meest exotische plekken ter wereld en in eindeloze online shoppingmalls worden we lekker gemaakt met de meest hippe outfits waarmee we onze authenticiteit en originaliteit kunnen uitdragen. Altijd is er online wel iets of iemand waartegen we ons leven kunnen spiegelen om, vaak onbewust, tot de conclusie te komen dat er iets in mist.
Dat geldt ook voor het professionele leven. We hoeven niet ver te zoeken naar een baan die inspirerender, uitdagender, interessanter, beter betaald, of met hogere status is. Op LinkedIn zijn we druk bezig elkaar te overtreffen met de meest tot de verbeelding sprekende successen, slimme observaties, of fantastische nieuwe uitdagingen. In de groepsapp van werk maken we goede sier met een interessant artikel of een enthousiast verhaal over die ene conferentie waar we weer zoveel buitengewoon boeiende dingen hebben gehoord. Driftig worden er nieuwe projecten opgestart terwijl oude nog niet zijn afgerond. Er is altijd wel een nieuwe kans om bovenop te springen.
De enorme toename van mogelijkheden leidt er paradoxaal toe dat we het maken van harde keuzes meer en meer uitstellen. Wanneer je de deur namelijk open houdt sluit je ook geen wegen af. Je houdt de hoop in leven ooit nog toe te komen aan dat ene project, dat ene business idee waar je nu even geen tijd voor kan vinden.
Op een dieper niveau ontwijk je hiermee de pijnlijke realiteit dat je nooit genoeg tijd zal hebben om alle dingen te doen die je graag wil doen. Dat idee is een directe confrontatie met onze sterfelijkheid en dat zijn gedachten die we natuurlijk allemaal het liefst zoveel mogelijk vermijden.
In plaats van te berusten in deze realiteit gebeurt vaak het tegenovergestelde. We proberen nog efficiënter te werken, nog meer acties in de dag te proppen en nog meer in nog minder tijd gedaan te krijgen, vasthoudend aan het idee dat we zo al onze doelen kunnen bereiken. Intussen verlangen we naar dat moment waarop al die opgelegde taken eindelijk af zijn en we ons kunnen richten op wat we echt belangrijk vonden maar wat nooit urgent genoeg bleek.
Het is als in de mythe van Sisyphus, die door de goden gestraft werd door tot in de eeuwigheid een zwaar rotsblok tegen een berg te moeten opduwen, waarna telkens als hij de top bereikt de steen naar beneden rolt en hij weer opnieuw moet beginnen. Werk is nooit klaar. Maar krampachtig houden we vast aan de irreële verwachting dat het ooit allemaal af gaat zijn.
Soms lijkt het alsof we niet willen beseffen dat de ons gegeven tijd, en niet ons werk of al het andere dat we willen doen, het enige echt eindige is. Want hoeveel tijd we hebben op deze aardbol is door de eeuwen nauwelijks veranderd. Ja, we worden door medische ontwikkelingen wel wat ouder, maar een gemiddeld leven is nog altijd maar zo’n 4000 weken*. De sluimerende existentiële crisis, het verloren gevoel van ‘het allemaal niet kunnen bijhouden’ zal door de snelheid van informatie zo alleen maar sterker worden.
Het beste dat je kunt doen is de oncomfortabele waarheid accepteren. Want, lees dit extra goed, die waarheid is dat het je niet gaat lukken, hoe hard je ook je best doet, om alles te doen, om je hele actielijst af te vinken, om al die dromen, doelen en wensen te verwezenlijken.Als dat je streven is raak je verstrikt in een eindeloze cirkel van teleurstelling in jezelf. Dus laat het los. Vergeet die oneindige lijst met todo’s en wees tevreden met wat je vandaag wel hebt gedaan. Het leven gaat te snel om constant achter de feiten aan te lopen.
Tips voor dealen met informatie overload
Dit klinkt misschien allemaal wat pessimistisch en fatalistisch, maar ik kan uit ervaring vertellen dat dit idee enorm bevrijdend werkt. Om je te helpen heb ik uit verschillende bronnen nog een paar concrete tips, ideeën en concepten gehaald hoe je hier beter mee om kunt gaan:
1. Slow productivity:
Cal Newport, de schrijver van het boek Diep Werk, schreef een artikel in de New Yorker over wat hij Slow Productivity noemt: een meer duurzame manier van werken, geïnspireerd door andere wereldwijde bewegingen zoals Slow Food. Het centrale idee is dat we in een werkomgeving veel bewuster moeten nadenken over hoe werk wordt verdeeld en toegewezen. Dus niet meer voor elke vraag zomaar even een mailtje sturen en voor elk issue meteen een meeting inplannen. Wanneer de workload van een kenniswerker zo afneemt ontstaat meer tijd en ruimte voor de nodige verdieping, die nu nog zo vaak ontbreekt omdat we simpelweg teveel op ons bordje hebben. Dit principe werkt overigens niet als individu alleen en vergt aanpassing van een gehele organisatie, inclusief het management en de wijze waarop werk wordt uitgezet.
“The central goal of slow productivity is to keep an individual worker's volume at a sustainable level." - Cal Newport
2. De 5/25 regel:
Volgens de overlevering de methode van supersuccesvolle investeerder Warren Buffet (hoewel er ook wordt beweerd dat hij dit nooit heeft gezegd), die je helpt om grof te prioriteren in wat je wel of niet doet. Het werkt als volgt. Schrijf je belangrijkste 25 doelen uit (niet alleen werk, ook privé, alles waar je bereid bent nu tijd in te stoppen). Omcirkel vervolgens de 5 allerbelangrijkste. Volgens Buffet zijn dit de doelen waar al je aandacht naar toe moet. De andere leiden alleen maar af en vertragen in het behalen van je topdoelen. Deze plaats je dus juist op een Avoid-at-all-Costs lijst. Je mag hier pas mee beginnen als één van de vijf topdoelen gereed is. NB: productiviteit-nerds herkennen hierin natuurlijk ook het 80/20 principe.
“The difference between successful people and really successful people is that really successful people say no to almost everything." - Warren Buffet
3. De Not-Todo Lijst:
In het verlengde van de Buffet-methode las ik ergens ook, als tegenhanger van de iedereen welbekende ToDo-lijsten over een Not-Todo lijst: een lijst waarop je bijhoudt welke activiteiten, projecten, doelen en acties je juist niet doet en wil vermijden. Je kunt hier een leuke gedachte-oefening mee doen. Pak je huidige actielijst en zoek een item dat er minimaal 1 maand op staat. Het moet iets zijn wat je er zelf op heb gezet, uit eigen motivatie. Dus niet iets dat je voor iemand anders (je manager, je collega) moet doen. Zeg nu tegen jezelf: "Ik ga dit niet doen, het hoeft niet meer en dat is okay". Streep het item vervolgens door of verwijder indien digitaal. Check dan bij jezelf in hoe je dit ervaart. Grote kans dat het ontzettend fijn voelt om die iets legere actielijst te aanschouwen. Heb je hier toch nog wat moeite mee, dan kun je ook altijd nog een Misschien-Ooit lijst aanhouden (bekend van de Getting Things Done Methode), zodat je het item niet volledig kwijtraakt.
Op welke wijze je deze en de vorige tip van Buffet ook inzet, de kern is dat je heel bewust nadenkt wat je niet wil doen. En dit gaat niet alleen over de dingen waar je sowieso geen zin in hebt, maar juist over de dingen die je misschien wel (eens) zou willen doen. Die zijn het grootste gevaar voor jouw focus en productiviteit.
4. De Done Lijst:
De Done-list is een hele leuke verandering van perspectief die ik heb uit het boek Four Thousand Weeks, Time Management For Mortals. Oliver Burkman omschrijft daarin het gevoel dat we altijd met een achterstand de dag beginnen als we naar onze actielijsten kijken. Hij noemt dit een productivity debt: het idee dat een werkdag pas geslaagd is als we zoveel mogelijk van die actielijst hebben afgetikt. Burkman zet daar een heel simpel, maar effectief alternatief tegenover: begin met een lege lijst en zet daarop wat je die dag heb voltooid. Zo begin je op nul en is alles wat je doet winst. Kijk aan het einde van de dag naar je Done-lijst en sluit zo de dag af met voldoening over alles wat je hebt bereikt. Ik ben hier zelf recent mee begonnen, volgens mijn eigen interpretatie. Ik heb nog wel actielijsten, maar nu daarbij ook een wekelijkse Done-list waarop ik alles bijhoud wat ik heb gedaan. Alleen al kijken naar deze lijst geeft een lekker gevoel.
Deze tip ligt wederom in het verlengde van de vorige. In mindfullness bestaat er een gerelateerd concept in het oefenen met dankbaarheid. Het idee is dat je regelmatig stilstaat bij datgene wat in je werk wel goed is gegaan en gelukt. Het werkt het beste als je hier een gewoonte van probeert te maken. Bijvoorbeeld door bij het afsluiten van je werkdag (dichtklappen laptop) een minuutje te nemen, in je hoofd de dag nogmaals door te lopen en stil te staan bij positieve momenten en succesjes.
Dit kan iets heel groots zijn zoals een goed ontvangen presentatie of het afmaken van een moeilijk stuk werk, maar kan ook heel goed iets relatief kleins zijn zoals een leuk ontspannen gesprek met een collega bij de koffieautomaat. Op deze manier verzacht je jouw eigen negativity bias, de neiging om teveel te focussen op wat niet goed gaat, niet lukt en nog niet af is. Heel simpel gezegd gaat het gewoon om blij zijn met wat je hebt, met de situatie zoals die nu is.
Wil je hier meer over weten? Dan raad ik je aan te lezen over mindfullnes of inspiratie te zoeken in filosofische stromingen zoals het Stoïcisme of Buddhisme.
6. Digitaal minimalisme:
De laatste tip is van Cal Newport. Naast het boek Diep Werk schreef hij het boek Digital Minimalism, over hoe je minder afhankelijk kunt worden van digitale wereld. Dat ongemakkelijke gevoel van overweldiging, van teveel keuzes hebben, hangt, zoals ik hierboven heb toegelicht, samen met de enorme hoeveelheid prikkels die we op een dag te verwerken krijgen. Je kunt daar dus iets aan doen door deze prikkels drastisch te verminderen. En de beste, meest effectieve manier om dat te doen is door ergens helemaal mee te stoppen. Concreet betekent dit bijvoorbeeld dat je een social media account echt permanent opzegt en de app verwijdert van je telefoon. Hoe ongemakkelijk dit idee misschien ook lijkt, uit ervaring kan ik je vertellen dat dit zo ontzettend veel rust brengt. Mijn FOMO (fear-of-missing-out) is gigantisch gedaald nadat ik mijn Facebook account definitief afsloot. Merk je dat je hier moeite mee hebt? In het boek geeft Cal Newport een heleboel praktische tips en een stap-voor-stap proces om te stoppen of af te bouwen. Wil je om wat voor reden dan ook toch je accounts behouden? Dan kun je ook nog experimenteren met een low-information diet, waarbij je jezelf maar mondjesmaat toestaat om nieuwsbronnen (sociale media, nieuws-apps, kranten) te checken. Zo breng je toch jouw prikkel-input omlaag.
Meer weten over deze methodes of andere productieve werkpatronen die jou kunnen helpen om beter te concentreren, minder afgeleid te raken en meer rust en controle in je werk te ervaren? Ik help bedrijven en kenniswerkers met op maat gemaakte in-company trainingen, coaching en advies over diep werk. Ik vertel er graag meer over. Neem contact op voor meer informatie en/of een vrijblijvende kennismaking.