In mijn training en van collega’s hoor ik regelmatig over werkdagen die van kop tot staart zijn volgepland met videocalls. Apatisch starend en gapend naar het scherm als een ‘Zoombie’ begint het virtueel vergaderen velen inmiddels wel de keel uit te hangen.
Na zo’n dag voel je je vaak vermoeid, uitgeput en leeg.
Waar komt dit door? En wat kun je er aan doen?
Ons sociale systeem op volle toeren.
Zoals Socrates als zei: de mens is een sociaal dier. We zijn gewend in complexe sociale structuren te leven. Miljoenen jaren aan evolutie heeft de systemen in ons brein hiervoor specifiek vorm gegeven.
“Man is by nature a social animal; an individual who is unsocial naturally and not accidentally is either beneath our notice or more than human. Society is something that precedes the individual. Anyone who either cannot lead the common life or is so self-sufficient as not to need to, and therefore does not partake of society, is either a beast or a god. ” - Socrates
Experts vertellen ons graag dat het grootste deel van onze communicatie non-verbaal is. Wanneer je in gesprek bent met een ander, pikt het onbewuste deel van je brein continu de signalen op die de ander afgeeft. De stand van het hoofd, de oogopslag, onverwachte bewegingen, onrustig gefriemel, de positie van de wenkbrauwen, de gelaatskleur, enzovoort.
Dit onbewuste analyseproces helpt om in sociale situaties het juiste gedrag te vertonen (bij de een wat beter dan bij de ander 😉). Het geeft je empathie: het vermogen om je in de ander in te leven en bedoelingen te interpreteren. Zo kunnen we de complexe relaties tot elkaar beter inschatten en onszelf zo goed mogelijk in de groep te positioneren. Het stelt ons als soort in staat om in grote groepen efficiënt te communiceren en samen te werken.
Deze eigenschap van het brein heeft 5 gevolgen voor jou tijdens videocalls:
(1) Misinterpretatie van subtiele sociale signalen
Tijdens een videocall zien we elkaar weergegeven in de korrelige pixels van de camera. De subtiliteiten en de non-verbale signalen van een offline ontmoeting ontbreken. Het onderbewustzijn begrijpt dit verschil tussen online en offline niet en probeert uit alle macht toch de signalen van de ander op te vangen. Dit leidt tot een razendsnelle interne dialoog, vaak onbewust. Vind diegene mij of wat ik zeg niet interessant? Ben ik saai? Of is hij/zij misschien geïrriteerd over iets wat ik zei? Allemaal vragen waar je, in vergelijking met offline, veel moeilijker het antwoord op aanvoelt omdat het empathisch vermogen zijn werk niet goed kan doen. Dit kost mentale energie.
(2) Gecomprimeerde sociale complexiteit
In een drukke vergadering wordt bovenstaande bij (1) versterkt doordat je van veel personen tegelijk de signalen probeert te verwerken. Offline is dit een stuk makkelijker, want je richt je blik dan hoogstens op 1 of 2 personen. Ook in een 1-op1 online gesprek zul je hier minder last van hebben. Maar in een online vergadering in groot gezelschap zijn de gezichten in het beeldscherm een stuk kleiner dan bij 1-op-1 en is de resolutie lager. Ineens wordt de totale sociale complexiteit van de groep gecomprimeerd tot 15 inch.
(3) Fight, Flight, Freeze.
Je maakt bovendien veel meer oogcontact en ervaart de gezichten van je gesprekspartners als erg dichtbij. Het brein interpreteert dat als een intense sociale setting. Stress neemt toe en je komt in een verhoogde staat van fysieke paraatheid (fight, flight, freeze reflex).
(4) Non-verbaal onvermogen
Behalve dat het moeilijker is om de subtiele signalen van anderen op te pikken, kan je online zelf ook minder gebruik maken van jouw eigen non-verbale vermogen. Dit probeer je te compenseren met wat je te vertellen hebt en wat je laat zien op het scherm. Je doet dus (onbewust) extra je best, waarvoor je ook weer extra mentale energie inzet.
(5) Ego-afleiding
Pre-corona keken we gemiddeld misschien iets van 10 minuten per dag naar onszelf in de spiegel (ook daar weer de 1 meer dan de ander 😁). Nu zie je in videocalls de hele dag je hoofd in spiegelbeeld. Je wordt hyperbewust van jezelf. Zit mijn haar wel goed? Heb ik niet iets tussen mijn tanden? Lijk ik voldoende betrokken? Wat denkt de rest van hoe ik er uit zie? Wat vinden ze van mijn rommelige huis? Nog meer onbewuste processen die kostbare energie weg laten vloeien.
Cognitieve context switchen
Tijdens zo’n videocall spreek je dus, vanuit je aangeboren sociale bewustzijn, continu je mentale energie-reserves aan. Nu is dat helemaal niet zo erg als het maar niet te lang achter elkaar doorgaat. En daar zit de crux. Videocalls zijn veel makkelijker sequentieel in te plannen. Je kunt binnen een minuut van de ene in de andere vergadering overstappen en dat is precies wat overal lijkt te gebeuren.
Natuurlijke momenten van verplaatsing, zoals we die kennen van offline vergaderen, zijn er ineens niet meer. En daarmee ook momenten om de input te verwerken en op te laden voor het volgende gesprek. In plaats daarvan blijf je uren achter elkaar staren naar hetzelfde scherm.
Bij elke nieuwe vergadering maak je in enkele seconden een cognitieve context switch. Maar de informatie van de vorige vergadering heeft de neiging om in je brein te blijven hangen (ook wel aandachtsresidu genoemd). Dit is verwarrend. Het kost je steeds meer moeite (energie) om je aandacht erbij te houden en de switch naar de nieuwe informatie-context te forceren.
De neiging naar een steeds efficiëntere agenda met opvolgende videocalls heeft zo dus door het voortdurende switchen een tegenovergesteld effect: een afname van cognitieve efficiëntie.
Tips voor minder vermoeiende videocalls.
Samengevat, tijdens videocalls draaien de onbewuste sociale systemen in je brein op volle toeren om alle non-verbale signalen goed te verwerken en heb je vaak een verhoogd stressniveau. Je verandert continu van cognitieve context, zonder dat je brein rust krijgt om informatie te verwerken en geleidelijk te wisselen.
Vind je het dan nog steeds gek dat je na een dag vol videocalls uitgeput bent?
Maar gelukkig is er iets aan te doen.
Check deze 10 tips voor een minder vermoeiend online bestaan:
(1) Vergader minder: het klinkt zo simpel, maar voor velen erg lastig. We hebben, wederom vanuit onze sociale systemen, een onbewuste drang om anderen tegemoet te komen. Een vergadering weigeren past niet in dat plaatje. Stel jezelf eens wat vaker de vraag of je echt overal bij moet zijn en wees niet bang om soms nee te zeggen. Zeker wanneer je merkt dat je agenda back-to-back is gevuld met videocalls.
(2) Vergader effectief online: geef het goede voorbeeld als je zelf een videocall organiseert. Stuur vooraf een agenda met 1 duidelijk doel. Hou het kort en bondig. Nodig mensen alleen uit als er ook echt een reden is waarom ze erbij moeten zijn.
(3) Check-in, check-out: geef of neem de ruimte om te landen in een nieuwe vergadering. Doe bij de start een korte check-in waarbij iedereen kort de ruimte krijgt om de vorige vergadering los te laten en in te checken. Doe hetzelfde aan het eind de vergadering. Zo stimuleer je een geleidelijke transitie in plaats van een abrupte context-switch.
(4) Minimaliseer context-switchen: leg tijdens een vergadering je telefoon in een andere ruimte en sluit je inbox. Je krijgt in een gesprek al genoeg informatie te verwerken, maak het jezelf niet onnodig moeilijker. Leidt dat snel tot verveling? Accepteer het: omarm de verveling! Het is een teken dat je brein even rust krijgt van de continue informatiestroom. Je kunt eventueel een beetje doodlen, dat helpt ook om je aandacht er bij te houden.
(5) Ouderwets bellen: wanneer het kan, bel dan. Nog beter, gaan naar buiten en maak een wandeling terwijl je belt. Gebruik video alleen als het echt meerwaarde heeft: bijvoorbeeld bij een 1-op-1 / bila. Accepteer dan ook dat collega’s soms tijdens een groter overleg hun camera uit hebben en (waarschijnlijk) aan het wandelen zijn.
(6) Informatie-transitie: probeer altijd minimaal 15 vrije minuten tussen videocalls in te plannen. Geef jezelf tijd om op te laden en van context te switchen. Haal wat te drinken, ga naar de WC, en neem een korte informatie-break. Doe de laatste paar minuten voordat je de volgende vergadering in gaat helemaal niks: niet lezen, niet emailen, gewoon even geen nieuwe informatie. Staar voor je uit en laat je gedachten gaan over het onderwerp van de volgende vergadering. Zo geef je jouw brein de tijd om van informatiecontext te wisselen. Lees hoogstens je aantekeningen of andere relevante informatie door om in de juiste context te komen.
(7) Mini-breaks: zorg dat je blik niet de hele tijd op je scherm is gericht. Verander je focus. Dit is niet alleen goed voor je ogen, maar ook voor je brein. Neem bijvoorbeeld elke 20-30 minuten een korte mini-break van 20 seconden. Sluit je ogen (zet evt je camera uit wanneer je dit doet) of staar eens in de verte naast je scherm of uit het raam.
(8) Verberg jezelf: in Zoom kun je eenvoudig jouw eigen gezicht uitschakelen, zodat je niet de hele tijd naar jezelf zit te staren. Via de 3 puntjes rechtsboven in het schermpje met jouw gezicht, klik je op ‘hide self view’. Teams heeft deze optie helaas niet. Gelukkig is dit eenvoudig op te lossen met een simpele hack. Plak gewoon een post-it over jezelf op je scherm 🙂
(9) Presenter mode: gebruik wanneer het kan de presenteer modus waarbij steeds alleen de spreker in beeld komt. Dit is nog steeds vermoeiend, want meestal blijf je ook nog kleine schermpjes zien met de rest van de groep. Maar het geeft je misschien iets meer rust dan de ‘Gallery mode’, waarbij je continu tegen alle gezichten aankijkt.
(10) Gebruik je handen: probeer niet alles verbaal uit te leggen. Maak gebruik van de mogelijkheden die virtueel vergaderen te bieden heeft. Deel je scherm wanneer mogelijk. En neem iets meer afstand van je camera zodat ook je romp zichtbaar wordt. Zo kun je handgebaren inzetten om je verhaal kracht bij te zetten
Hoe verder na de pandemie?
Met het einde van de pandemie in zicht gaan we ook weer terug naar in ieder geval een hybride vorm van werken; deels offline, deels online. Ik vermoed dat de videocalls niet verdwijnen maar hoop wel dat ze significant minder worden en niet meer altijd opvolgend worden ingepland. De hybride manier van werken, waarbij offline en online zich afwisselen zal vast ook wel weer nieuwe uitdagingen maar ook kansen meebrengen.
We hebben nu ruim een jaar kunnen ervaren dat dagen vol videocalls niet productief zijn. Laten we dit moment van overgang pakken om goed te overwegen wat werkt en wat niet.
Hoe denk jij dat we verder moeten? Heb jij nog andere tips om aan mijn lijstje toe te voegen? Laat het weten, stuur me een mail of laat een reactie achter in de comments.
PS: nog 1 ding
Na de zomer start ik met iets nieuws: een open 6-weeks online programma diep werk doen! Voor iedereen die moeite heeft met concentreren een must. Iets voor jou of voor mensen die je kent? Check dan dit webinar, waar ik er meer over vertel, of www.diepwerkdoen.nl voor meer info.